PCuSER 電腦人

筆者簡單選擇試算表中的某個區域，這時候右方的［探索］會呈現出這整個區域的各種統計統表與分析。

例如它製作出了一個根據年份的各單位每年營業額趨勢圖，筆者可以把這個折線圖直接插入試算表中。而且注意看，它下方還會提供一些文字分析報告，例如這裡出現的是 A單位與 B單位在 2016 年有上升趨勢，也會出現像是 A 單位可以代表全體的 52% 這類的分析。

當你完成了一份試算報表，羅列整理了大量數據後，為了讓一些「比較」與「分析」更具體，你應該會想製作各種類的「統計圖表」，例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖（面積圖）呈現各部分在整理所佔比例的關係等等，讓你呈現報告時更有力量。

但是要怎麼將「一大堆的數字」，轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢？我們可以試試看「Google試算表」內建的「自動建議圖表」功能，幫我們一秒生出「適合目前數據」的各種類可用好圖表，還可以當「數據分析助理」來使用喔！

在撰寫文稿的過程中，如果想到一些後續要執行的待辦任務，還能在右方的Keep記事列中直接新增這些任務清單。

筆者在編輯文稿時，可能考量內容的流暢性、主題的相關性，還有書籍頁數的長度等等，會做一些刪減、移動內容的調整。

在某一篇文章刪減下來的內容，暫時不用，但或許可以補上另外一篇文章缺少之處，或是放到更適合的篇章。而這時候， Google Keep的剪貼簿可以非常好的管理Google文件裡暫時刪除的內容。

在計算第一個月後的相同日數或半年後的相同日數時，只需加、減相同日數的月數，就能簡單地計算出來。但一個月可能有31天或30天。而且，2月在閏年或不是閏年的計算就不同。此時，使用EDATE函數，能簡單地計算出指定月數後的日期。

使用WEEKDAY函數可以從日期值或表示日期的文字中擷取出星期數，傳回值是1～7的整數。

利用SECOND函數，可以從時間值或表示時間的文字中只擷取秒數。傳回值為0～59間的整數。

使用MINUTE函數，可以從時間值或表示時間的文字中只擷取分鐘數。傳回值為0～59間的整數。

使用DAY函數，可以只顯示日期值或表示日期的文字的天數部分。傳回值為1～31間的整數。

使用MONTH函數，可以只顯示日期值或表示日期的文字的月份部分。傳回值是1～12間的整數。

使用YEAR函數，只顯示日期值或表示日期的文字的年份部分。傳回值為1900～9999間的整數。

我在Google Keep中收集、剪貼了許多圖片、文字內容，包含寫作需要的圖庫素材，包含隨時腦袋裡出現的靈感想法，然後在Google Docs撰寫文章時，我可以輕鬆地把這些筆記卡片「拖曳」到文稿裡直接成為內容。

在筆者的出版社工作流程中，我們編輯稿件都會有一定的體例格式，這讓文稿更有組織，也方便我們跟排版美編溝通，甚至幫助我們後續的電子書轉換。

要怎麼幫文稿重複的貼上這些體例格式呢？

在筆者的工作上常常遇到下面這樣的需求，一本書完成了要寄送給幾十位推薦人，我有這幾十位推薦人的聯絡寄送地址資料表格，問題是怎麼快速把表格變成可以黏貼在信封上的寄送標籤格式一次列印出來呢？上述的需求，在微軟的Office中，都可以利用Word與Excel的合併列印功能來完成。問題是，如果我使用Google文件與試算表，有沒有辦法合併列印？還是可以的，今天就來跟大家分享簡單的步驟流程。

在我們日常工作流程中，即使筆者是Google文書系統愛用者，也一定會遇到和客戶合作時需要編輯微軟的Office文件的情況。一種是Google「原生」的文件、試算表、簡報格式，這些是線上編輯，並且可以支援多人協同編輯合作。另一種則是大家工作上也會用到的微軟Office檔案格式，在新版Google Drive中也可以支援直接編輯。只要在你的Google Chrome瀏覽器中，安裝「文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」這個Google官方的套件即可。安裝網址為：「http://bit.ly/0560google」。

Google Docs雲端文件可以支援40種語言的語音聽寫，其中包含了繁體中文語音輸入支援！在什麼樣的情況下，我們可能會需要語音聽寫的功能呢？當然是不方便打字的情況，像是在進行雲端會議時，我喜歡用Google Docs搭配Hangouts和遠端同事開會，大家可以一邊討論一邊把會議記錄輸入Google Docs ，而現在支援語音輸入，是不是可以一邊說明一邊讓語音自動聽寫呢？又或者真的有打逐字稿的需求，雖然Google文件的聽寫還不能完美的打出逐字稿，但是起碼可以自動幫我們輸出大概的文字內容，事後再做編輯修正，速度也加快許多。

在Office Word裡行之有年的一個好用功能叫「文件引導模式」，現在新版Word中則透過「功能窗格」來開啟大綱導覽，他的用途就是在文件左方顯示一個目錄清單，可以快速跳轉到文章的任何一個標題段落。這對寫論文、寫書、寫長文章時非常有幫助，而Google文件一樣內建了這樣的功能。

在Google文件、簡報中，就有內建「網路剪貼簿」功能，可以一次儲存多組剪貼資料，方便隨時重新貼上，不用再次複製。也方便在不同文件與簡報中先儲存內容，最後再一次貼上到新的簡報中。這樣一來，透過「網路剪貼簿」，要重複的剪貼動作就大幅減少了，而且因為「網路剪貼簿」可以儲存非常多組的剪貼內容，所以也不怕剪貼的資料被覆蓋或消失（可以雲端儲存30天）。更棒的是，「網路剪貼簿」可以跨裝置、跨平台使用，我在A電腦的Google文件上複製的內，到了B電腦的Google簡報上一樣可以直接貼上。

用函數DATEDIF可以指定單位計算起始日和結束日間的天數。DATEDIF函數不能從【插入函數】對話盒輸入。使用此函數時，必須在計算日期的儲存格內直接輸入函數。