在筆者的工作上常常遇到下面這樣的需求,一本書完成了要寄送給幾十位推薦人,我有這幾十位推薦人的聯絡寄送地址資料表格,問題是怎麼快速把表格變成可以黏貼在信封上的寄送標籤格式一次列印出來呢?上述的需求,在微軟的Office中,都可以利用Word與Excel的合併列印功能來完成。問題是,如果我使用Google文件與試算表,有沒有辦法合併列印?還是可以的,今天就來跟大家分享簡單的步驟流程。

1.合併列印是一個常常可以用到,而且能夠節省大量重複排版時間的技巧,請跟著我一起學起來。首先,我們需要在「Google試算表」先建立基本的表格資料,記得第一行一定要輸入每個欄位的名稱。

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2.接著來到「Google Docs文件」中,打開[外掛程式]選單,選擇[取得外掛程式]。

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3.我們要安裝的外掛叫做「Avery Label Merge」,搜尋這個名稱,找到外掛後直接安裝。

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4.外掛安裝到Google文件中後,就可以從[外掛程式]的選單裡找到「Avery Label Merge」,接著點擊[New Merge],開始合併列印。

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5.首先,Avery Label Merge會詢問我們要合併列印的格式是信封還是名牌標籤,其實選哪個都可以,因為後續還是能自己修改格式範本。

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6.選定需求後,接著會詢問我們要在一頁紙張中,合併列印幾塊內容,根據我們的需求尺寸大小來選擇即可。

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7.再下一步,就會詢問我們要從哪一份Google試算表來合併內容?選擇剛剛準備好的資料表。

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8.等待一小段載入時間,就會在Google文件右方看到Avery Label Merge讀取出我在Google試算表的欄位名稱。這時候我可以用點選的方式,把右方的欄位名稱,插入左方文件中「Label or Name Tag」的方格區域。

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9.把需要的試算表欄位名稱插入後,還可以隨意在Name Tag方格中調整插入的位置,也可以調整欄位名稱的文字大小,或是加上自己自訂的新文字。等等就會依據我們設計好的版面來插入客製化內容。

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10.完成排版設計後,到右方的Avery Label Merge設定處,點擊[Merge],開始自動處理合併列印。

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11.處理完成後,點擊[ Open ]。最後,就會打開一份全新的Google文件,文件裡根據我剛剛自訂的排版,把Google試算表中的指定內容插入文件中,讓我可以快速列印出來使用囉!

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