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目前分類:職場數位工作術 (99)

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格式 → NOW()
參數 →
此函數沒有參數,但必須有()。請注意,如果括弧中輸入參數,則會傳回錯誤值。

使用NOW函數,傳回電腦目前日期與時間對應的序列值。TODAY函數是表示日期的函數,而NOW函數是表示日期與時間的函數。

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格式 → TODAY()
參數 →
此函數沒有參數,但必須有()。請注意括弧中輸入任何參數,都會傳回錯誤值。

使用TODAY函數,可以傳回電腦系統內部時鐘目前日期的序列值。

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格式 → DEGREES(angle)
參數 → angle
待轉換的弧度角,如果參數為數值以外的文字,則傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用DEGREES函數,可以將0~2π間的弧度單位轉換為0°~360°的角度單位。在以原點為中心、半徑為1的圓周上,從座標(1, 0)開始沿圓周逆時針旋轉1周,弧長在0~2π間發生變化,圓中心角θ在0°~360°間發生變化。弧長L和中心角θ的比例為1:1,所以1°相當於π/180弧度。要將角度單位轉換為弧度單位時,可參照RADIANS函數。

2∙π=360°

1°=π/(180°)

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格式 → RADIANS(angle)
參數 → angle
需要轉換為弧度的角度,參數是角度單位。如果參數為數值以外的文字,則會傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用RADIANS函數,可將0°~360°的角度單位轉換為0~2π的弧度單位。在以原點為中心、半徑為1的單位圓中,從座標(1, 0)開始逆時針旋轉一周,圓的中心角θ在0°~360°之間發生變化,弧長L在0~2π之間發生變化。因為中心角θ和弧長L為1:1的關係,所以在三角函數中,把弧長變化作為角度來處理,此時,中心角θ的單位元為弧長單位,中心角θ為1時,弧長為1弧度(約57.3°)。

2∙π=360°

1弧度=(180°)/π

其中,π表示圓周率,近似值大約為3.141593。

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格式 → SQRTPI(number)
參數 → number
指用來與π相乘的數。如果該數為負,則會傳回錯誤值「#NUM!」;如果參數為數值以外的文字,則會傳回錯誤值「#VALUE!」。

使用SQRTPI函數,可按照下列公式求圓周率π的倍數的正平方根。通常情況下,平方根有正負兩個值,但SQRTPI函數求的是正平方根。在求正平方根的SQRT函數的參數中,使用求圓周率π近似值的PI函數的結果和SQRTPI函數相同。

SQRTPI(x)=√(x×π)=SQRT(x×PI())

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格式 → PI()
參數 →
不指定任何參數。在儲存格內或者編輯欄內直接輸入函數「=PI()」。如果參數為文字或者數值,則會出現「輸入的公式中包含錯誤」的資訊。

使用PI函數可求圓周率的近似值。圓周率π是用圓的直徑除以圓周長所得的無理數。π=3.14159265358979323846,可無限延伸,PI函數精確到小數點後第15位。在Excel中,使用圓周率進行計算可能會產生誤差。PI函數不指定參數。

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Google Drive裡的文件編輯雖然擁有很好的「多人協同作業」能力,可以多人即時的線上編輯同一份文件,但是,最好要搭配一個對於論文寫作、文章修改來說很重要的功能,這個功能在Google文件中叫做「建議操作」,也就是在微軟的Office Word裡,很多專業寫作者會使用的「追蹤修訂」功能。

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平常要編輯的文件內容,可以用「任務化」的概念來管理,這樣接下來要採取什麼編輯行動?要處理哪個段落?誰負責修改哪部分內容?就會非常明確清楚,而且可以追蹤目前整份文件編輯完成的進度。

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我們要知道,Google雲端硬碟針對一般檔案(圖片、PDF、Office檔案等),和針對Google文件有不同的檔案版本管理規則。讓我們看看一般檔案的版本控管與原生的Google文件、Google簡報、Google試算表等,檔案版本管理有什麼不一樣。

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如果我要寄送檔案給填寫時,能不能有一個簡單又舒適的流程呢?會不會對方更願意立即填寫?這時候我會用「協作編輯」的方式解決這個問題,而且就算對方沒有Google帳號也可以協作編輯。

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在Google文件上,有很多種不同的權限可以設定,我能夠讓信任的A同事編輯我的文件,但是讓不是核心成員的B同事可以看我的文件但無法編輯,然後讓需要他提供建議的C客戶雖然不能編輯我的文件卻可以加註解。
多種層次的權限設定,反而可以讓同一份文件,對不同的人開放不同的權限,每個人在自己允許的權限下或瀏覽、或編輯、或註解文件內容,這樣就不會亂改,而且都還是同一份雲端文件。

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格式 → ODD(number)
參數 →number
指定四捨五入的數值。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字,則會回傳錯誤值「#VALUE!」。

使用ODD函數可以將指定的數值向上捨入到最接近的奇數值。不論數值是正數還是負數,回傳的奇數值的絕對值比原來的數值的絕對值大。如果要將指定數值向上捨入到最接近的偶數值,可參照EVEN函數。

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格式 → EVEN(number)
參數 →
number
指定要進行四捨五入的數值。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字,則回傳錯誤值「#VALUE!」。

使用EVEN函數可傳回沿絕對值增大方向取整後最接近的偶數。不論數值是正數還是負數,回傳的偶數值的絕對值比原來數值的絕對值大。如果要將指定的數值進位到最接近的奇數值,請參照ODD函數。

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格式 ROUNDDOWN(number, num_digits)
參數 number
指定要向下捨入的任意實數。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字,則回傳錯誤值“#VALUE!”。
num_digits
指定四捨五入後的數字的位元數。例如若位數為2,則對小數點後第3位數進行四捨五入。若參數為數值以外的文字,則回傳錯誤值“#VALUE!”。

使用ROUNDDOWN函數可求出按指定位數對數值向下捨入後的值。通常情況下,對數值四捨五入是捨去4以下的數值,向上捨入5以上的數值,ROUNDDOWN函數是向下捨入數值,它進行捨入時與數值的大小無關。有關四捨五入或者向上捨入數值的內容,請參照ROUND函數和ROUNDUP函數。

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格式 ROUNDUP(number, num_digits)
參數 number
可以是需要四捨五入的任意實數。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字,則回傳錯誤值“#VALUE!”。 
num_digits
四捨五入後數字的位元數。例如,如果位數為2,則對小數點後第3位數進
行四捨五入。如果參數為數值以外的文字,則回傳錯誤值“#VALUE!”。

使用ROUNDUP函數可求按指定位元數對數值向上捨入後的值,如對保險費的計算或對額外消費等金額的零數處理等。通常情況下,對數值四捨五入時,是捨去4以下的數值,捨入5以上的數值。但ROUNDUP函數進行捨入時,與數值的大小無關。

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格式 ROUND(number, num_digits)
參數 number 指定需要進行四捨五入的數值。參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字,則回傳錯誤值“#VALUE!”。
num_digits
指定數值的位數,按此位數進行四捨五入。例如,如果位數為2,則對小數點後第3位數進行四捨五入。如果參數為數值以外的文字,則會回傳錯誤值“#VALUE!”。

使用ROUND函數可求按指定位元數對數值四捨五入後的值,常用於對消費稅或額外消費等金額的零數處理中。即使將輸入數值的儲存格設定為“數值”格式,也能對數值進行四捨五入,格式的設定不會改變,作為計算物件的數值也不會發生變化。計算四捨五入後的數值時,由於沒有格式的設定,可以使用ROUND函數來計算。另外,請參照ROUNDUP函數、ROUNDDOWN函數對數值進行向上和向下捨入。

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格式 TRUNC(number, num_digits)
參數 number
需要截尾取整的數值或者數值所在的儲存格,參數不能是一個儲存格區域。如果參數為數值以外的文字,則會回傳錯誤值“#VALUE!”。
num_digits
用數值或者輸入數值的儲存格指定捨去後的位數。如果指定數值以外的文字,則會回傳錯誤值“#VALUE!”。

使用TRUNC函數求捨去指定位元數的數值的值。例如,可用其處理消費稅等金額的零數。通常情況下的四捨五入,是捨去4以下的數字,入5以上的數值,而TRUNC函數進行捨入時,與數值的大小無關。ROUNDDOWN函數與TRUNC函數的功能相近。TRUNC函數用於求捨去小數點後得到的整數,位元數能夠省略,而ROUNDDOWN函數不能省略參數的位數。

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筆者自己在工作上就常常利用這樣的協同合作功能,來收作者們的文稿(筆者的職業是編輯)。

筆者會開一個共用的Google雲端硬碟資料夾,然後請作者用Google文件在上面直接寫稿、交稿、上傳圖片或檔案。

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當筆者在工作流程中遇到需要跟合作夥伴一起修改某份制式文件時,喜歡使用協同合作Google文件的方式,把這份要一起修改的文件共用給對方,請對方在上面直接修改。

因為如果透過紙本或郵件,都免不了在來來回回的修改過程中,產生非常多多餘的文件檔案版本,最後有可能自己都搞混,過程中出現很多不同步產生的失誤。

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在Google雲端硬碟中,Google原生的文件、簡報、試算表,就是天生的協同合作平台。

筆者自己在跟客戶討論一個重要的任務計畫的過程,會主動建議客戶「在一份我們共同編輯的Google文件上討論」,而不要用LINE、Facebook即時通或郵件討論,因為後三者都有溝通零散的問題。

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