公司常常有各種會議、活動行程,但是通知行程的方式是透過「電子郵件」,也就是發一封信跟大家說要約定開會的時間、地點,然後要大家各自想辦法記住。也因為這樣,偶爾就會出現有同事沒準時出現在會議中,或是跑錯活動地點的情形。這些都是沒有善用「協同合作」的問題,這種瑣碎的溝通不應該依賴郵件,而是應該依賴一個所有團隊成員「共用的行事曆」,這樣一來只要行事曆上有任何修改,所有人都會在自己的電腦、手機上的日曆看到最新行程,根本連通知也不用,因為就直接改在我們共用的日曆上。如果是專案團隊,還可以利用這個方法建立團隊共用的專案進度行事曆,這樣一來共用的人都能掌握隨時更新的專案進度,不用再浪費郵件去溝通和修正。

1.首先你要新增一個行事曆給團隊共用專用,然後在這個行事曆的右方選單選擇「共用此日曆」。

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2.進入共用設定後,輸入要共用的人的郵件帳號,就能把行事曆內容與他們共用。

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3.共用整個行事曆後,未來這個行事曆上新增了什麼行程?修改了哪個專案進度?整個共用團隊的人就同步更新,省去通知的時間。

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