如果你擁有G Suite教育版或企業版帳號,可以利用「小組雲端硬碟」滿足下列需求。

企業內共用行政文件與資料:
團隊內部會有一些制式的行政文件、規範檔案,以及各式各樣的參考資料,這些檔案文件或許就是要給所有成員一起共用的,這時候就可以利用「小組雲端硬碟(Team Drives)」,建立一個「公司重要資料」的「小組硬碟」,然後把公司成員都加入,公司成員可以上傳或修改資料,但不能刪除重要文件。

一個新專案團隊的檔案文件管理:
當我有一個專案準備開始執行,我可以建立這個專案專屬的「小組雲端硬碟」,只把專案小組的成員加入,或是把在企業外部的客戶加入,可以輕鬆共用合作大量專案檔案,但這個專案資料由公司管理員做最後控管,如果專案負責人中途離職也不會因此不小心刪除專案資料。

1.預設情況底下,目前只有G Suite擁有管理員權限的使用者,才能在企業的Google雲端硬碟中新增「小組雲端硬碟」。但管理員也可以進入「管理控制台」的[雲端硬碟與文件]-[共用設定]中,取消勾選「禁止使用者建立新的小組雲端硬碟」的選項,這樣一來,所有企業內用戶就可以根據他們的專案需求,建立自己的小組雲端硬碟。

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2.管理員開啟功能後,企業用戶打開自己的Google雲端硬碟,就會看到左方多出了一個[小組雲端硬碟]的選項。

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3.組雲端硬碟的管理者,可以新增其他成員到小組雲端硬碟中,設定成員權限的方式和一般雲端硬碟不同,小組雲端硬碟給每個成員的權限有:

完整:可以編輯、新增、刪除檔案,以及管理成員。
編輯:只能編輯、新增檔案,不能刪除檔案,也不能管理成員。
註解:只能註解檔案。
瀏覽:只能瀏覽檔案。

多了一層[完整]權限,也就讓「小組雲端硬碟」可以避免其他客戶、同事誤刪專案裡的重要資料,並且能更好控管每個人的瀏覽權限。

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4.「小組雲端硬碟(Team Drives)」的檔案文件是屬於G Suite企業擁有者的,而非哪一個專案的個人的,這是什麼意思呢?

假如有一天,專案裡的主事者離開專案了,客戶也離開專案了,同事也離開專案了,這個專案裡設定沒有人了,但這個「小組專案資料夾」依然還在,不會消失,並且公司的管理者可以隨時控管。所以這是一個在團隊中,更嚴謹的控管團隊資料的協同合作方式。
 

 

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