平常要編輯的文件內容,可以用「任務化」的概念來管理,這樣接下來要採取什麼編輯行動?要處理哪個段落?誰負責修改哪部分內容?就會非常明確清楚,而且可以追蹤目前整份文件編輯完成的進度。

 

要做到也很簡單,可以利用Google文件、試算表與簡報內的某一段內容進行「任務指派」或「指名確認」。例如有一份會議協同合作文件,裡面列出了很多待辦事項,這時候可以針對個別事項,指定某某人來執行。或是在一份報表試算中,針對某一項統計結果,指名某某人來簽署確認。

 

這樣的功能可以在文件協同合作過程中節省時間,讓每個人清楚自己分配的任務,並且快速找到自己應該關注的重點在哪裡,也讓討論的權責更明確。

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