每天光是收信與發信就花去半天的時間,這樣巨量的信件資料與工作堆積,怪不得你每天都加班!很多時候,加班的原因不只是事情多做不完,而是事情做得沒有效率。

為您整理以下7個有效率處理E-Mail的管理術:

 

1. 不要隨時收信,設定固定收信時間。

當然,隨時收信隨時回信是一件有美德且看似高效率的事情,但其實一天到晚檢查信箱,你不過是將時間分散在檢查並閱讀相同的信件罷了,很多時候信件收下來也不是馬上處理就可以馬上刪除,通常把信件標記起來以後,等到有時間處理時,你又要花時間重看一次同一封信。反而造成另一種時間浪費。

2. 將信件設定分類標籤。

現代人通常同時有很多不同身分,收到的信最好可以直接編入分類資料夾,讓自己一眼就看見老闆來信、朋友來信、家人來信、無關緊要的來信。用標籤來協助自己看見信件的處理順序。

3. 設計不同的回覆草稿與簽名檔。

有很多事情是可以用制式化的文字回覆的,把這些常用的回信文儲存起來,設計好不同的簽名檔,這樣收完信點個兩下就解決了。

4. 封存已處理信件,保持信箱乾淨。

信件處理完之後,就把它隨時封存到資料夾中吧,讓信箱保持乾淨,才可以一眼看清楚你的未讀信,信箱中有那麼多信件,只會導致你不停回去檢查有沒有漏讀或漏處理的信而已。

5. 適時取消訂閱。

承認吧!你現在不讀以後也不會讀的!勾選不會讀的廣告信件和訂閱資訊然後刪除,其實是很花時間的,請回到當初訂閱的網頁,取消訂閱他吧,這樣會換來你更多寶貴的時間,事有輕重緩急,有捨才有得啊!!!

6. 讀一封處理一封,不要全部看完再處理。

很多人都會全部瀏覽完未讀信件之後才開始回信,但其實這樣一封信就會重覆被讀兩次,浪費時間!

7. 非必要不使用群組發送。

己所不欲,勿施於人。如果你也不喜歡收到跟你不太有關係的群組信件,就不要一天到晚做一樣的事情。

 

相關來源:Lifehack

 

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