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如何將一份密密麻麻的文件輕鬆轉成條列式簡報?撰寫文件時,我們最容易忽略的就是Word文件架構,只要設計一份讓Word能夠自己看得懂的的文件架構,讓它知道哪些是標題重點,就能夠幫你這些重點轉換成條列式的PowerPoint簡報。最好的方法就是藉由Word的「大綱模式」來完成,大綱模式不但可以協助我們將Word文件抓出重點標題,同時也能直接設定文件各地方的階層順序。

 

 

Step1.

開啟大綱模式的方式,可以從〔檢視〕索引標籤的「文件檢視」群組中,點選〔大綱模式〕按鈕。
office_013.png

 

Step2.

Word的大綱共有九個階層,通常文件中標題都會設定為階層1,因此我們先點選中標題前方的「點」,接著從「大綱工具」群組中,點選「大綱階層」清單,並選擇【階層1】選項。
office_014.png

※Note:
編輯文件時編號清單和大綱模式是沒有階層關聯的,且兩者所代表不同的需求。而在大綱模式中,套用階層樣式時,原先的格式則會改變,所以這時就必須重新調整格式。


Step3.
中標題設定完畢後,若有次階層的話,就必須依照上步驟的方法來逐一設定「2-9」階層。從「大綱工具」群組中,按下〔升階〕或〔降階〕按鈕,也能達到文件分層的效果。
office_015.png

※Note:
使用鍵盤上的〔TAB〕鍵,同樣能達到「降階」的功能;若按下〔Enter〕鍵,則上下行會屬於同一階層。
 

Step4.
標題以外的地方,都用「本文」來表示,設定的方法同樣是在「大綱工具」群組中,點選【本文】選項。接著點選〔大綱〕索引標籤。按下〔關閉大綱檢視〕即可離開。
office_016.png


Step5.
若要新增傳送至簡報的功能,依序從左上方選擇【自訂快速存取工具列】→旁邊的「倒三角形」上→按出(下拉)選單中【其他命令】。
office_017.png


Step6.
出現「Word選項」對話盒後,選擇「所有命令」區域中的「傳送到Microsoft Office PowerPoint」按鈕,接著點選〔新增〕按鈕,最後按下〔確定〕按鈕。轉換成簡報的方式,直接按下【自訂快速存取工具列】中的〔傳送到Microsoft Office PowerPoint〕按鈕即可。
office_018.png

※Note:
若要移除新增的按鈕,只需點選「傳送到Microsoft Office PowerPoint」按鈕,然後在按鈕上方按下滑鼠右鍵,選擇「從快速存取工具列移除」即可。


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