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Outlook除了可以讓你妥善的管理電子郵件的收發、過濾、保存整理外,它也是你記錄各項工作和行程的好幫手。你可以利用Outlook的「行事曆」和「工作」功能進行約會、排程、工作的筆記、通知、色塊分類、週期設定或指定參與者等,還可以設定提醒鬧鐘、改期和週期活動等彈性調整,可說是最佳的數位秘書,讓工作能夠更井然有序。

 

 

1.

開啟Outlook後,將左側功能窗格切換至〔行事曆〕,然後按下工具列上的〔週〕,再切換至你要召開會議的日期及特定時間。接著就可以直接在欄位中輸入你要記載的會議細節等。如果你要詳細設定此欄記事,可以在欄位上按一下滑鼠右鍵,選擇【新會議邀請】。

meeting-1.png

 

2.

開啟對話盒後,你可以在下方窗格記錄更詳細的約會內容,以及調整約會的時間、地點等等,在〔約會〕標籤下,按下〔收件者〕可進一步設定此項會議的參與者。最後,再按下〔傳送〕就可以寄出開會通知。

meeting-2.png

NOTE:
當然你也可以直接在〔收件者〕右側方框輸入與會者的E-mail。如果與會者人數較多,以「;」符號分隔加入多位收件者的E-mail即可


3.

當剛剛選擇的收件人收到E-mail後,還可以利用工具列按鈕回覆信件,會議的召集人很方便就能掌握到與會人員的出席情形。

P4.2-15.png

 

4.

當行事曆上的約會或行程時間到達,Outlook就會在你的電腦螢幕上自動跳出所設定的提醒通知。你可以依照實際需要按下〔解除〕或〔延期〕。

P4.2-16.jpg

 

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