PCuSER 電腦人

我們要知道，Google雲端硬碟針對一般檔案（圖片、PDF、Office檔案等），和針對Google文件有不同的檔案版本管理規則。讓我們看看一般檔案的版本控管與原生的Google文件、Google簡報、Google試算表等，檔案版本管理有什麼不一樣。

如果我要寄送檔案給填寫時，能不能有一個簡單又舒適的流程呢？會不會對方更願意立即填寫？這時候我會用「協作編輯」的方式解決這個問題，而且就算對方沒有Google帳號也可以協作編輯。

在Google文件上，有很多種不同的權限可以設定，我能夠讓信任的A同事編輯我的文件，但是讓不是核心成員的B同事可以看我的文件但無法編輯，然後讓需要他提供建議的C客戶雖然不能編輯我的文件卻可以加註解。
多種層次的權限設定，反而可以讓同一份文件，對不同的人開放不同的權限，每個人在自己允許的權限下或瀏覽、或編輯、或註解文件內容，這樣就不會亂改，而且都還是同一份雲端文件。

使用ODD函數可以將指定的數值向上捨入到最接近的奇數值。不論數值是正數還是負數，回傳的奇數值的絕對值比原來的數值的絕對值大。如果要將指定數值向上捨入到最接近的偶數值，可參照EVEN函數。

使用EVEN函數可傳回沿絕對值增大方向取整後最接近的偶數。不論數值是正數還是負數，回傳的偶數值的絕對值比原來數值的絕對值大。如果要將指定的數值進位到最接近的奇數值，請參照ODD函數。

使用ROUNDDOWN函數可求出按指定位數對數值向下捨入後的值。通常情況下，對數值四捨五入是捨去4以下的數值，向上捨入5以上的數值，ROUNDDOWN函數是向下捨入數值，它進行捨入時與數值的大小無關。有關四捨五入或者向上捨入數值的內容，請參照ROUND函數和ROUNDUP函數。

使用ROUNDUP函數可求按指定位元數對數值向上捨入後的值，如對保險費的計算或對額外消費等金額的零數處理等。通常情況下，對數值四捨五入時，是捨去4以下的數值，捨入5以上的數值。但ROUNDUP函數進行捨入時，與數值的大小無關。

使用ROUND函數可求按指定位元數對數值四捨五入後的值，常用於對消費稅或額外消費等金額的零數處理中。即使將輸入數值的儲存格設定為“數值”格式，也能對數值進行四捨五入，格式的設定不會改變，作為計算物件的數值也不會發生變化。計算四捨五入後的數值時，由於沒有格式的設定，可以使用ROUND函數來計算。另外，請參照ROUNDUP函數、ROUNDDOWN函數對數值進行向上和向下捨入。

使用TRUNC函數求捨去指定位元數的數值的值。例如，可用其處理消費稅等金額的零數。通常情況下的四捨五入，是捨去4以下的數字，入5以上的數值，而TRUNC函數進行捨入時，與數值的大小無關。ROUNDDOWN函數與TRUNC函數的功能相近。TRUNC函數用於求捨去小數點後得到的整數，位元數能夠省略，而ROUNDDOWN函數不能省略參數的位數。

筆者自己在工作上就常常利用這樣的協同合作功能，來收作者們的文稿（筆者的職業是編輯）。

筆者會開一個共用的Google雲端硬碟資料夾，然後請作者用Google文件在上面直接寫稿、交稿、上傳圖片或檔案。

當筆者在工作流程中遇到需要跟合作夥伴一起修改某份制式文件時，喜歡使用協同合作Google文件的方式，把這份要一起修改的文件共用給對方，請對方在上面直接修改。

因為如果透過紙本或郵件，都免不了在來來回回的修改過程中，產生非常多多餘的文件檔案版本，最後有可能自己都搞混，過程中出現很多不同步產生的失誤。

在Google雲端硬碟中，Google原生的文件、簡報、試算表，就是天生的協同合作平台。

筆者自己在跟客戶討論一個重要的任務計畫的過程，會主動建議客戶「在一份我們共同編輯的Google文件上討論」，而不要用LINE、Facebook即時通或郵件討論，因為後三者都有溝通零散的問題。

能不能在「Google試算表」上製作甘特圖呢？有一個「 Google 試算表外掛」可以做到，這個外掛叫做「 ProjectSheet 」。

使用起來也很簡單，免費就能幫我們建立一套甘特圖的 Google 試算表範本，裡面還包含了自動排程、統計進度等等設計。

透過「Kanbanchi（http://bit.ly/0339google）」這個免費的雲端服務，我們可以在Google Drive中建立專案看板，並且把Google Drive中的文件檔案丟到看板上和團隊一起進行進度控管。

「如果每一次想要在Google Drive、 Google日曆上把文件或行程共享給不同專案的不同同事群組，有沒有不需要一個一個把對方的郵件加入，而可以更快完成團隊協作的方法？」這當然是可以做到的！

首先，在Google日曆的個人行事曆下拉選單中，進入［共用此日曆］選項。

使用INT函數可以將數值向下捨入到最接近的整數。數值為正數時，捨去小數點部分回傳整數。數值為負數時，由於捨去小數點後所取得的整數大於原數值，所以回傳不能超過該數值的最大整數，求捨去小數點部分後的整數時，請參照TRUNC函數。

用RANDBETWEEN函數可在任意範圍內產生整數的亂數。亂數指無規則的數值。RANDBETWEEN函數在下列情況會產生新的亂數。
1. 打開文字的時候。
2. 儲存格內的內容發生變化時。
3. 按F9鍵或者Shift+F9複合鍵時。
4. 執行功能表列上的〔公式〕活頁標籤，點擊“立即重算”或“計算工作表”按鈕時。

在RANDBETWEEN函數中，由於打開文字時會更新新的亂數，因此無論更改多少次，在關閉文件時，總會出現“是否保存檔案名.xls的更改”的對話盒。

使用LCM函數可以求兩個以上正整數的最小公倍數。如下所示，最小公倍數為兩個或兩個以上的正整數中相同倍數的最小值，即分解各因數時所有因數的乘積，相反，兩個以上正整數中相同因數的最大值稱為最大公約數。可參照GCD函數求最大公約數。

例 220和286的最大公約數為它們的相同因數2和11的乘積22。
220=2×2×5×11
286=2× 11×13
最小公倍數=2×2×5×11×13

使用GCD函數，可以求兩個以上的正整數的最大公約數。最大公約數是兩個或兩個以上的正整數的共同約數的最大值，即各因數相互分解時，各整數的相同因數的乘積。相反，兩個以上正整數的相同倍數的最小值稱為最小公倍數，可參照LCM函數求最小公倍數。

例 220和286的最大公約數為它們的相同因數2和11的乘積22。
220=2×2×5×11
286=2× 11×13
最大公約數=2× 11